Arianna3 versione 3.2

Arianna3 per l'archivio di deposito

L’archivio di deposito, per molte amministrazioni pubbliche, coincide spesso, con una grave criticità. Si tratta di affrontare situazioni di degrado, caratterizzate dalla presenza di moli significative di documentazione dispersa su numerose sedi, in stato di grave disordine quando non di vero e proprio abbandono, e priva di qualsiasi seppur minima descrizione o, addirittura, anche di identificazione. Arianna3 amplia il suo tradizionale campo di applicazione alla documentazione di deposito con funzionalità specifiche:
[scarica workshop "archivi di deposito"]

• Supporto alla selezione e gestione dello scarto e del versamento allo storico con il modulo AriannaScarto;
• Potenziamento delle funzionalità legate alla rappresentazione della cosiddetta “mappa topografica” dell’archivio, consentendo di rappresentare efficacemente le situazioni conservative di massima dispersione.

Perché Arianna3

Arianna3 v.3.2 presenta una struttura dati del tutto originale, che consente sia di costruire vie di accesso plurime alla documentazione, sia di trattare in maniera specifica i dati relativi alle famiglie, agli enti e ai luoghi coinvolti nella descrizione. Arianna3 v.3.2 riesce ad adeguarsi con naturalezza a realtà archivistiche delle più diverse tipologie, antiche o recenti, pubbliche o private. Consente di effettuare sul materiale documentario ogni tipo di intervento, dal più generico, come la realizzazione del semplice elenco di consistenza, al più sofisticato, come l’inventario analitico o addirittura lo spoglio documento per documento, con i relativi indici. Arianna3 v.3.2 prevede l’uscita a stampa delle informazioni immesse ed assicura, all’operatore stesso, la possibilità di effettuare ricerche sulla banca dati creata. Arianna3 v.3.2 è aperto: grazie alla codifica XML dei dati è possibile la comunicazione e lo scambio con qualsiasi altro software che supporti questo linguaggio. La scelta del linguaggio XML per la memorizzazione dei dati consente inoltre di garantire la conservazione nel tempo delle descrizioni effettuate. Arianna3 v.3.2 può supportare sia il lavoro individuale (versione standalone) che il lavoro cooperativo (versione client-server), consentendo l’incremento della stessa banca dati a partire da più postazioni.
[scarica scheda tecnica] [scarica demo - 38MB circa]

XML: tecnologia aperta al futuro

Arianna3 v.3.2 può funzionare con qualunque tipo di database server (MySQL, PostgreSQL, Oracle o SQLserver). È un software client-server: è possibile utilizzare il programma contemporaneamente da più postazioni connesse in rete per incrementare un’unica base di dati. Arianna3 v.3.2 assicura la massima efficienza nell’interscambio e nell’accessibilità nel tempo dei dati, grazie all’esportazione in formato XML-EAD delle informazioni immesse. Anche per questo motivo le banche dati di Arianna3 v.3.2 sono predisposte per la restituzione delle informazioni via Internet: in qualunque momento è possibile realizzare strumenti di accesso via web a partire dalle banche dati realizzate.

EAD: uno standard per la comunicazione senza confini

Arianna3 v.3.2 assicura la massima efficienza nell’interscambio e nell’accessibilità nel tempo dei dati, grazie all’esportazione in formato XML- EAD delle informazioni immesse. In particolare, l’utilizzo dello standard EAD fa di Arianna uno strumento adatto anche a progetti di respiro internazionale.

La descrizione della documentazione

In Arianna3 v.3.2 la descrizione della documentazione avviene secondo un modello multilivello. Esso permette di descrivere separatamente: il fondo; le sue partizioni; le unità archivistiche ed il singolo documento. Arianna3 v.3.2 permette di descrivere i legami gerarchici tra gli elementi costitutivi del fondo archivistico, attraverso la rappresentazione ad albero del fondo stesso. Il programma è dotato di una scheda descrittiva per ogni livello di descrizione: la scheda fondo; la scheda aggregazione logica; la scheda unità. La visualizzazione di ogni scheda descrittiva avviene contemporaneamente all’albero del fondo, che ne costituisce il contesto. Il modello descrittivo su cui sono basate le schede è concepito come un modello di dettaglio: le informazioni sono cioè parcellizzate allo scopo di fornire contemporaneamente una guida serrata alla compilazione e la maggiore elasticità d’uso nei più diversi contesti. Arianna3 v.3.2 permette la gestione di un numero illimitato di ordinamenti del fondo, cioè la gestione di più rappresentazioni ad albero, ognuna delle quali corrisponde ad un diverso ordinamento logico del fondo. La descrizione è arricchita dalla possibilità di rilevare nomi propri di enti, persone, famiglie, luoghi desunti dalla documentazione, e di collegarvi immagini digitali.

Il riordino

Con Arianna3 v.3.2 è possibile riordinare un fondo disordinato. Le operazioni di riordino vengono facilmente gestite da una serie di funzionalità, sia automatiche che manuali.
Automaticamente è possibile:

• ordinare aggregazioni logiche su base alfabetica o in base all’indice di classificazione;
• ordinare unità archivistiche su base cronologica, alfabetica, o in base alla segnatura;
• attribuire una nuova numerazione alle unità archivistiche appartenenti ad una aggregazione.

Manualmente è possibile spostare unità archivistiche ed aggregazioni logiche in qualunque posizione all’interno della rappresentazione ad albero. Il lavoro di riordino è facilitato al massimo dalla visualizzazione dell’albero del fondo, che rappresenta nella maniera più immediata possibile i legami logici intercorrenti tra le varie parti del fondo stesso.

La descrizione di entità

Con Arianna3 v.3.2 è possibile descrivere dettagliatamente persone, famiglie, organizzazioni, luoghi, tipi di organizzazioni ed aree amministrative.

La cartellinatura

Arianna3 v.3.2 supporta le operazioni di cartellinatura, attraverso la gestione della stampa dei cartellini. Il programma è in grado di stampare sia cartellini provvisori, da utilizzare in fase di riordino, che cartellini definitivi. Il formato dei cartellini è predisposto per contenere una numerazione di corda o a serie aperte, a scelta dell’utente; la stampa delle segnature avviene automaticamente, sulla base delle informazioni contenute nel database.

La gestione della collocazione

Arianna3 v.3.2 gestisce molto efficacemente la collocazione fisica della documentazione. Lo fa attraverso la consueta metafora visiva della rappresentazione ad albero: ogni gruppo di documentazione che fisicamente è conservato nel medesimo locale o contenitore costituisce un “nodo” di tale albero, che nel suo complesso rappresenta quindi la mappa topografica dell’archivio. L’albero delle collocazioni fisiche è sempre sincronizzato all’albero della rappresentazione logica del fondo, e anch’esso è dotato delle funzionalità di spostamento ed ordinamento dei propri “nodi”.

La stampa dello strumento di corredo

Con Arianna3 v.3.2 è possibile produrre strumenti di corredo a stampa. Il programma offre un gran numero di tipologie di strumenti di corredo tra cui scegliere, dalla guida all’inventario analitico; produce sia strumenti di corredo destinati all’utente di sala studio, sia strumenti di lavoro per l’archivista, che lo aiutano ad effettuare revisioni o controlli sul lavoro che sta svolgendo. Arianna3 v.3.2 offre inoltre la possibilità di aggiungere in qualunque momento nuovi formati di stampa, eseguendo il download via Internet e incorporandoli nel programma con una semplice procedura.

Gli indici

Arianna3 v.3.2 consente la realizzazione dei tradizionali indici a stampa, che abitualmente corredano e completano la descrizione archivistica. Gli indici possono essere costruiti anche utilizzando le schede entità: si otterranno indici nei quali ciascuna entità, singolarmente individuata, può essere riferita tramite molteplici denominazioni e varianti, ed in cui possono essere introdotti sia rimandi fra una denominazione ed un’altra della medesima entità, sia rimandi fra entità diverse.

Descrizione e gestione delle immagini

Con Arianna3 v.3.2 è possibile descrivere e gestire le immagini digitali collegate alla descrizione di documentazione ed entità, tramite un ambiente di lavoro interamente dedicato all’organizzazione dei file immagine. Questi possono essere memorizzati su qualunque tipo di supporto informatico, anche non necessariamente interno al computer che si sta utilizzando.