Hyperborea per la certificazione di qualità

Hyperborea per la certificazione di qualità

La gestione documentale… per la qualità aziendale

Se aveste un sistema di gestione della qualità molto efficiente lo raccontereste ai “quattro venti”? Immaginiamo di no, quindi in questo caso vi racconteremo il “peccato”, ma non il “peccatore”.

Stiamo parlando di procedure documentali a supporto dell’ottenimento o mantenimento della certificazione di qualità. Ci siamo trovati con il nostro cliente di fronte a una montagna insormontabile di documenti da scalare… senza corda e piccone. L’unica alternativa a nostra disposizione era “distruggere” questa montagna.

Come abbiamo agito per creare efficienza

Ci siamo seduti intorno a un tavolino e partendo dagli standard definiti dalla certificazione di qualità o dalla normativa di riferimento, abbiamo impostato un progetto per step:

  • identificazione di tutti i processi legati alla qualità
  • identificazione dei documenti derivanti dai processi sulla qualità con relativa tipologia
  • definizione dell’organizzazione documentale.

Il lavoro di mappatura di processi e documenti ha permesso di far luce su tutti i passaggi che permettono l’ottenimento della certificazione e di conseguenza ne ha semplificato anche la manutenzione periodica. In questo modo abbiamo distrutto la montagna!

Al termine del lavoro di consulenza il cliente si è ritrovato con un archivio digitale organizzato in cartelle e sottocartelle con documentazione che grazie alla notifica di scadenza avverte automaticamente le persone interessate al processo di rinnovo. Inoltre grazie al workflow management è stato possibile spostare la standardizzazione dei processi dalla buona volontà di chi lavora al disegno concettuale e informatico dei processi stessi.

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