Hyperborea per il CSBNO

Hyperborea per CSBNO

Il CSBNO – Culture Socialità Biblioteche Network Operativo di Milano ha scelto la gestione documentale di Hyperborea.

Il CSBNO – Culture Socialità Biblioteche Network Operativo (ex Consorzio Sistema Bibliotecario Nord Ovest) è un’azienda speciale consortile, compartecipata da 32 Comuni della Città Metropolitana di Milano. Attualmente, la rete CSBNO comprende 60 biblioteche, di cui 45 di pubblica lettura, 7 scolastiche, 2 ragazzi, 1 professionale, 1 speciale, 1 d’impresa, e 3 centri per la documentazione di storia locale, oltre alle Scuole Civiche del Comune di Sesto San Giovanni.

Il progetto e il ruolo di Hyperborea

Il CSBNO aveva due ordini di esigenze: sostituire la vecchia modalità per archiviare e organizzare i propri documenti, sia digitali, sia digitalizzati; gestire lo smistamento dei documenti in entrata verso i vari uffici, in relazione alla pertinenza.

Hyperborea ha messo in gioco le proprie competenze archivistiche e informatiche, impostando un progetto di fornitura articolato in due step. Come prima cosa ha fornito un servizio di analisi del sistema documentario di CSBNO, con l’obiettivo di individuare le modalità di archiviazione della documentazione e i processi documentali da automatizzare. Come secondo step ha fornito e configurato il software docLife, costruendo un archivio digitale e implementando i workflow documentali che supporteranno il personale di CSBNO nello smistamento e nella gestione automatica della documentazione.

Il software docLife in azione

docLife è un software versatile che può essere utilizzato per una gestione documentale efficace e corretta.

Nel caso del CSBNO le principali funzionalità utilizzate sono: “Inbox”, per l’acquisizione automatica dei documenti da fonti esterne; “Gestione utenti” per una profilazione puntuale dei permessi di accesso alla documentazione; “Workflow management” per l’utilizzo di processi documentali automatizzati su documenti di qualsiasi tipologia; “Archivio digitale“, per l’organizzazione in cartelle e sottocartelle di tutta la documentazione ricevuta e prodotta nell’ambito delle normali attività quotidiane.

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