Hyperborea per IPZS

Hyperborea per IPZS

Gestire un patrimonio documentale… di “valore”

“Questo percorso, volto a riordinare e ridefinire le regole di gestione dell’archivio, ha anche lo scopo di riattivare sia il processo di scarto e macero dei documenti che hanno esaurito il loro ciclo di vita che il processo di riversamento della documentazione dall’archivio di deposito all’archivio storico.”

Con questa frase l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS) apre il capitolato della gara che abbiamo vinto nel 2018 per il riordino e razionalizzazione dell’archivio.

L’Istituto Poligrafico dello Stato nasce nel 1928 e cinquant’anni dopo, nel 1978, si fonde con la “Zecca dello Stato” diventando l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato. Nel 2002 l’IPZS diventa Spa, con azionista unico il Ministero dell’Economia e delle Finanze, diventando uno dei più importanti esempi di aziendalizzazione dei comparti del nostro Stato.

Il progetto gestito da Hyperborea

Hyperborea ha svolto un intervento di selezione, scarto, descrizione informatizzata e riordino di 13 km lineari di documentazione archivistica.
Quanti sono 13 km? Immaginate di essere a Roma, di camminare da Piazza Venezia a Piazza Navona, passando davanti al Pantheon. Immaginate però di fare questo tragitto per… 13 volte! Ora immaginate che le pareti di questo percorso siano file e file di documenti. Ecco, adesso avete un’idea di quanta documentazione è stata trattata!
L’attività più delicata è stata l’individuazione – sotto la vigilanza della Soprintendenza Archivistica per il Lazio – delle tipologie documentarie che avevano esaurito il loro valore giuridico, fiscale e storico.
Una volta riorganizzate la sezione storica e quella di deposito dell’archivio abbiamo realizzato gli strumenti archivistici necessari per la loro gestione e per quella delle attività correnti di IPZS: manuale di gestione, titolario di classificazione, piano di fascicolazione e piano di conservazione.
Questa che vi abbiamo descritto fin qui è la parte “scientifica” del progetto… ma immaginate che cosa ha significato per noi poter lavorare in una realtà, come IPZS, che è testimonianza vivente della recente storia italiana.
Abbiamo scoperto come presso la Scuola dell’Arte della Medaglia sono stati preparati i bozzetti grafici che sono poi terminate nelle immagini a noi note nelle monete.

Siamo entrati in contatto direttamente con i documenti che preservano e rappresentano la storia dei monopoli italiani (se siete curiosi vi possiamo raccontare come è nato l’attuale sigillo sulle bevande alcoliche!).
Infine il nostro animo “storico” si è emozionato nel vedere la firma di Salvador Dalì sul contratto per la realizzazione delle illustrazioni, per conto di IPZS, di un’edizione della Divina Commedia.

Nonostante siano passati più di 20 anni da quando abbiamo riordinato il primo archivio, continuiamo ad emozionarci nell’illuminare i preziosi angoli dimenticati dei vostri archivi.

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