Ripensare la fatturazione B2B nell’ottica della gestione documentale
Abbiamo ormai passato il punto di non ritorno: il 1° gennaio è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, comunemente chiamata Fatturazione B2B. Nel corso del 2018 si sono moltiplicate iniziative di tutti i tipi da parte di soggetti “addetti ai lavori”: workshop, tavole rotonde, webinar, white paper. Anche Hyperborea ha dato il proprio contributo con un ciclo di webinar annuale (ne abbiamo in programma almeno altri quattro!) organizzati in collaborazione con lo Studio Caravati Pagani.
Gestire il cambiamento
Le aziende percepiscono la fatturazione elettronica B2B come un cambiamento epocale, anche se debitamente annunciato, e in alcuni casi credono di essere totalmente impreparate ad accettare e digerire il cambiamento. In realtà la fatturazione elettronica rappresenta un’opportunità per creare efficienza in azienda, snellire i processi e abbattere molti dei costi “sommersi” del ciclo di vita dei documenti che concorrono al ciclo di fatturazione: ordini, ddt, note di credito e di debito, ecc.
Sfruttare l’opportunità
Tuttavia per sfruttare nel migliore dei modi le opportunità offerte dall’introduzione della fatturazione elettronica B2B non basta solo acquistare un nuovo software o aspettare l’aggiornamento offerto dal proprio fornitore di software per la contabilità. Serve anche preparare l’azienda alla possibilità offerta dall’introduzione di un sistema di gestione documentale aziendale, ovvero un insieme di procedure e un software dedicato (come il nostro docLife!) che possa diventare il nuovo archivio digitale dove far confluire tutto il ciclo attivo e passivo nativo digitale e non (proveniente da documenti cartacei). La vera opportunità per le aziende è quindi partire dalla fatturazione elettronica B2B per introdurre procedure di gestione documentale digitale, in modo da classificare e archiviare velocemente tutti i documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva.
Il valore reale fatturazione elettronica è dato dalle opportunità legate alla sua dematerializzazione: ogni fattura è solo la punta dell’iceberg di una serie di documenti (che la precedono e che la seguono). Per questo gli archivi digitali delle aziende oltre alla fattura elettronica devono poter accogliere e classificare le notifiche, tutti gli altri metadati, altri documenti amministrativi e, più in generale, tutti gli altri documenti extra-contabili legati alla produzione e alla filiera documentale aziendale: offerte commerciali, brochure, cataloghi, richieste varie, ecc. per far si che tutte le aree aziendali coinvolte e i loro dipendenti abbiano i documenti sempre aggiornati e subito condivisibili.
Nel nostro docLife abbiamo da poco aggiunto il modulo dedicato a gestire il processo di fatturazione elettronica B2B, ma il vero valore aggiunto del software rimane la possibilità di gestire un archivio digitale illimitato di documenti contabili ed extra-contabili, opportunamente protocollati, classificati e facilmente ricercabili. Solo in questo modo la fatturazione elettronica può veramente essere gestita come un processo documentale dematerializzato.