Digital transformation … per la gestione documentale in azienda
Oggi sentiamo parlare sempre di più di digital transformation, ovvero dell’opportunità per le aziende di innovare molti aspetti delle proprie attività sfruttando le tecnologie offerte dal mondo digitale. Per esempio, secondi i dati dell’Osservatorio Digital Transformation Academy del Politecnico di Milano, digitalizzazione e dematerializzazione rappresentano il 34% delle priorità di investimento per il 2018 per le aziende italiane.
Ma cosa serve all’azienda per sfruttare al meglio le opportunità della digital transformation, soprattutto nell’ambito della dematerializzazione e della gestione documentale? Secondo il nostro punto di vista serve prima di tutto creare un ecosistema aziendale adatto ad accogliere il cambiamento e favorire l’innovazione dei processi, ovvero creare un mind set documentale nei dipendenti dell’azienda.
Un sfida culturale
In effetti la sfida è prima di tutto culturale e ha a che fare con la mancanza di consapevolezza della possibilità di abbattere determinati costi e abitudini, soprattutto legate all’uso della carta e a procedure obsolete e complicate. Prevale spesso l’approccio “abbiamo sempre fatto così, da molti anni…” e a questo si somma il pensiero comune che sia sufficiente acquistare nuovi software per risolvere i problemi di inefficienza dei processi lavorativi.
Il nostro contributo: un percorso di consulenza ad hoc per ogni azienda
Per questo Hyperborea propone un percorso di consulenza archivistico documentale a tutte le aziende che sentono il bisogno di cambiare i propri processi documentali. La nostra consulenza è basata su un framework certificato, il Maturity Model del Record Management.
Il “Maturity Model” permette di analizzare lo stato attuale del sistema di gestione documentale in termini di efficienza, di efficacia e di consapevolezza nella definizione e nel governo dei processi che regolano il ciclo di vita del documento.
Il Maturity Model permette di definire il grado di performance documentale che un’azienda deve raggiungere per mission, vision e per adempiere agli obblighi normativi e regolamentari. Una volta individuati il livello di pertinenza e quello di partenza sarà possibile capire quali siano gli eventuali gap da colmare e definire una strategia per raggiungere, tramite precisi step, la maturità del sistema.
La digitalizzazione è un obiettivo ormai inevitabile ed è necessario “prepararle il terreno” snellendo i processi, migliorando le performance e contenendo i costi anche con i semplici gesti delle attività quotidiane. L’importante è accompagnare i clienti lungo questo percorso ascoltando le specifiche esigenze dell’organizzazione. A frenare i processi di modernizzazione in azienda è, poi, soprattutto il bisogno di coinvolgere i dipendenti nei processi di innovazione. Per questo il percorso di consulenza di Hyperborea basato sul Maturity Model fa perno sul pieno coinvolgimento delle aree aziendali interessate al cambiamento e dei dipendenti che ne fanno parte, in modo che ci sia da subito un impegno puntuale e costante mirato a intraprendere un percorso condiviso.