Digital transformation … e poi?
Digital transformation: due parole con cui oggi vengono “taggati” tutti quei progetti che hanno a che fare con l’innovazione in azienda di strumenti, procedure, comportamenti, software, anche nell’ambito della gestione documentale e dematerializzazione dei processi. Quasi tutti i giorni ne sentiamo parlare e leggiamo articoli su articoli che “tessono le lodi” del digitale in azienda: sembrerebbe quindi facile intraprendere un progetto di “digital transformation” nella propria azienda per creare efficienza. Tuttavia alcuni dati riportati nella survey annuale dell’Osservatorio di Assochange ci dicono che su un campione di PMI italiane il 65% delle imprese dichiara di aver avviato progetti di digital transformation, solo il 5% di averli conclusi con successo e il restante 30% è fermo ai blocchi di partenza.
Questi dati evidenziano una consapevolezza e una difficoltà: la consapevolezza che il digitale sia un valido alleato per creare efficienza nelle procedure aziendali; la difficoltà nel far partire e gestire un progetto, soprattutto dal punto di vista del coinvolgimento e dell’impegno del team aziendale.
Abbiamo sempre fatto così…
Quante volte ce lo sentiamo dire? La classica frase di chi non solo non vuole cambiare in meglio, ma non prende nemmeno in considerazione l’opportunità di poter cambiare. E nell’ambito della gestione documentale questo avviene abbastanza frequentemente, anche perché le procedure documentali sono il collante trasversale delle attività di tutta l’azienda.
La sfida quindi è prima di tutto culturale e ha a che fare con la mancanza di consapevolezza della possibilità di abbattere determinati costi e abitudini, soprattutto legate all’uso della carta e a procedure obsolete e complicate. Prevale spesso l’approccio “abbiamo sempre fatto così, da molti anni…” e a questo si somma il pensiero comune che sia sufficiente acquistare nuovi software per risolvere i problemi di inefficienza dei processi lavorativi.
Creare l’ecosistema adatto alla gestione documentale digitale
Cosa serve quindi ad un’azienda per sfruttare le opportunità della digital transformation, soprattutto nell’ambito della gestione documentale e della dematerializzazione dei processi? Secondo il nostro punto di vista serve prima di tutto creare un ecosistema aziendale adatto ad accogliere il cambiamento e favorire l’innovazione dei processi, ovvero creare un mind set documentale nei dipendenti dell’azienda.
La digitalizzazione è un obiettivo ormai inevitabile ed è necessario “prepararle il terreno” snellendo i processi, migliorando le performance e contenendo i costi anche con i semplici gesti delle attività quotidiane. L’importante è che l’azienda faccia alcuni passi decisivi per affrontare il cambiamento: impostare il progetto, individuare un responsabile e accompagnare i propri dipendenti in tutti i passi che porteranno ad utilizzare i nuovi strumenti e i nuovi processi. I processi di modernizzazione in azienda funzionano solo se c’è un coinvolgimento iniziale di tutti (o della maggior parte) i dipendenti.
La nostra ricetta
Il 12 dicembre vogliamo presentare la nostra ricetta di cambiamento e lo faremo durante il webinar in programma alle ore 15:
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Parleremo anche di docStart del nostro modo di curare un percorso di innovazione documentale aziendale basato sul framework certificato del Maturity Model del Record Management. La nostra consulenza è basata sul pieno coinvolgimento delle aree aziendali interessate al cambiamento e dei dipendenti che ne fanno parte, in modo che ci sia da subito un impegno puntuale e costante mirato a intraprendere un percorso condiviso.
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