Chi ha paura dell’archivio?
Era una serata buia e tempestosa e Maria (la responsabile amministrativa) doveva ricercare una fattura del 2015 nell’archivio aziendale.
L’amministratore delegato le aveva affidato questo compito non sapendo minimamente (non visitava l’archivio aziendale dal lontano 2002 e non si era mai occupato di eliminare carta inutile) quali pericoli avrebbe dovuto affrontare Maria. Voleva solo il risultato: una fattura in cui era scritto l’importo di una commessa di un caro cliente a cui stava per fare una nuova proposta economica e non voleva fare brutta figura alzando il prezzo ecc ecc.
Maria aprì la porta della prima stanza dell’archivio e subito una polvere densa e fitta come nebbia iniziò ad avvolgerla. Si udivano strani rumori e fruscii: topi o pipistrelli? La flebile luce funzionava ad intermittenza. Ad un certo punto Maria inciampò…
… No, non è una storia dell’orrore, ma potrebbe essere l’orrore che trovate se abbandonate il vostro archivio aziendale e non vi preoccupate di eliminare carta. A proposito, da quanto tempo è che non ci entrate?
Districarsi nel labirinto
Per evitare che il vostro archivio aziendale diventi un labirinto (in quel caso avrete bisogno di un bravo Teseo… o del nostro supereroe della dematerializzazione… di cui abbiamo parlato in un nostro precedente articolo) è necessario curarlo costantemente, mettendo in pratica due semplici “buone pratiche documentali”: smettere di stampare e accumulare carta e attuare politiche di scarto programmato della documentazione inutile
La prima “buona pratica documentale” la potete raggiungere se vi impegnate in un progetto di dematerializzazione dei processi che vi permetterà di trasformare progressivamente le vostre procedure documentali cartacee in procedure documentali digitali.
Per la seconda “buona pratica documentale” serve un piano di selezione e scarto, cioè di un’attività che vi permette di identificare tutta la documentazione presente (o accatastata!) nel vostro archivio e vi fornisce un quadro chiaro di ciò che può essere eliminato e di ciò che invece deve essere ancora conservato per termini di legge.
La buona notizia…
… è che abbiamo salvato Maria dall’aggressione di una gang di termiti inferocite che si erano viste portare via la propria casa (il faldone contenente proprie le fatture attive del 2015).
Ma potremmo salvare anche la tua azienda, mettendo al sicuro il tuo personale da tutti i rischi che derivano da una cattiva gestione dell’archivio cartaceo. Hai mai pensato che la carta accumulata (e spesso accatastata) è a rischio incendio? E che se non si dà una spolverata ogni tanto aumenta il rischio di problemi igienici?
Con il nostro servizio dedicato alla razionalizzazione dell’archivio cartaceo ci occupiamo di recuperare la memoria della tua azienda, di liberare spazi aziendali e magazzini e di garantirvi una maggiore efficienza nella gestione della carta, del tempo e dello spazio.
Ma soprattutto salveremo la vita a tutte le Marie che dovranno cercare fatture cartacee perchè non hanno un sistema di gestione documentale digitale.
Per avere la garanzia di poter salvare i tuoi dipendenti partecipa al nostro webinar giovedì 23 gennaio alle ore 15:
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Oltre a darti qualche spunto operativo ti aiuteremo a combattere le termiti inferocite!