Tempo di bilanci
Ci avviamo verso la fine dell’anno ed è tempo di bilanci… anche per una tematica che impatta sul bilancio aziendale come la fatturazione B2B!
L’introduzione dell’obbligo della fatturazione B2B sembra che sia stato ben digerito dalle aziende italiane, sia per il ciclo attivo sia per il ciclo passivo.
Infatti secondo i numeri dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano sono 54 milioni le fatture elettroniche inviate da 3,2 milioni di partite IVA nei primi cinque mesi del 2019.
Il nuovo strumento è stato adottato dal 64% delle imprese italiane e soltanto 25 milioni di fatture (il 3% del totale) sono state scartate dal Sistema di Interscambio. Inoltre, per più della metà delle imprese la fatturazione elettronica ha avuto ricadute positive sul processo di ricezione delle fatture (ciclo passivo) ecc…
Si sta andando quindi verso la strada della digitalizzazione totale e dell’abbandono dei formati cartacei per il ciclo attivo e passivo…
Stiamo andando davvero verso una digitalizzazione totale?
Durante il 2019, ascoltando clienti e potenziali clienti, sembra però che sia necessaria una tisana di fine pasto per digerire meglio l’obbligo imposto dal legislatore. In particolare per digerire la grande quantità di carta che ancora viene utilizzata per gestire il processo legato al ciclo passivo, che prevede il download delle fatture e l’approvazione del loro pagamento.
Ascoltando Paolo, IT manager di un’importante azienda italiana, emerge uno scenario non molto digeribile! Prendendo come spunto la storia di Paolo vi spieghiamo meglio quale è stato il cibo forse un po’ troppo pesante.
Scatta l’obbligo e dal 1° gennaio Paolo ha introdotto un software di fatturazione B2B. Invia e riceve fatture attive e passive quotidianamente e fin qui tutto bene. E’ convinto che si smetta di acquistare risme di carta per stampare e conservare le fatture.
Ma poi si è accorto di una cosa: le fatture passive ricevute tramite il canale FTP messo a disposizione dal fornitore sono in XML e non sono leggibili. Paolo ha quindi dovuto installare un nuovo software che trasforma in pdf gli “XML fattura” per renderli disponibili ai propri colleghi in una intranet. Tutto risolto?
Possiamo effettivamente digitalizzare il processo di gestione del ciclo passivo? Macchè! I colleghi di Paolo stampano le fatture e le portano a mano a chi deve decidere se pagare o meno un fornitore.
Paolo è quindi abbastanza disperato e si chiede: dov’è il vantaggio del digitale se tanto dobbiamo ristampare tutto!
La tisana per il ciclo passivo è al gusto “workflow management”
Ascoltando Paolo prima di tutto gli abbiamo offerto una tisana: davanti a questa lo abbiamo fatto riflettere sul ruolo che la gestione documentale ed i workflow digitali possono avere nel garantire la piena efficienza del ciclo passivo.
Abbiamo spiegato a Paolo che se usa un software di gestione documentale che mostra gli XML fattura in formato leggibile e ha a disposizione un workflow di approvazione fattura con cui è possibile inviare una richiesta a chi deve smarcare il task del pagamento non è più necessario abbattere gli alberi per la carta! In più ha a disposizione un unico strumento per la gestione del ciclo passivo e non vari software.
Se anche voi come Paolo volete assaggiare questa tisana non vi resta che partecipare al nostro webinar, in programma il 28 novembre alle ore 15!
ISCRIVITI AL WEBINAR
Potete mangiare pesante, per la digestione vi aiutiamo noi!