L’archivio aziendale: da problema a risorsa
L’archivio aziendale può diventare un problema se non vengono applicate politiche di scarto programmato. Per elencare solo alcuni dei problemi che si trova ad affrontare chi accumula la carta in una stanza invece di organizzare correttamente un archivio, possiamo pensare a:
- grande quantità di documentazione non classificata
- non è possibile distinguere cosa conservare e cosa può essere scartato
- occupazione di stanze, magazzini o intere sedi aziendali
- problemi igienici e di scarsa accessibilità
- costi legati alla gestione degli spazi o all’affitto di sedi esterne
- rischio di incendio.
Ne abbiamo parlato recentemente nel webinar “Come conservare a norma (in digitale) ed eliminare la carta inutile dall’archivio aziendale”, fornendo una panoramica del nostro approccio al problema e alcuni spunti operativi da introdurre gradualmente in azienda.
Ridurre i costi anno per anno
In particolare abbiamo sottolineato quali sono i costi annuali legati alla gestione della carta e al non smaltimento della documentazione datata; un costo che proiettato in un orizzonte temporale di 10 anni incide non poco nel bilancio delle aziende.
E’ quindi necessario lavorare affinchè l’archivio aziendale compia un percorso di evoluzione da problema a risorsa aziendale, nella logica di:
- Recupero della memoria recente di un’azienda
- Recupero di documenti utili all’azienda
- Eliminazione della carta inutile che non ha più senso conservare
- Liberazione di spazi e sedi aziendali
- Diminuzione dei costi legati all’affitto di sedi esterne
- Diminuzione dei costi assicurativi.
Il nostro approccio
In questo senso l’approccio proposto da Hyperborea si basa 4 aspetti fondamentali:
- analisi dell’archivio
- descrizione dei percorsi risolutivi
- scelta del percorso più adatto
- progetto esecutivo di elaborazione.
Da questi quattro step possono scaturire un mix di operazioni di diversa tipologia, finalizzate a creare efficienza in azienda: linee guida e procedure per lo scarto, elenco di scarto certificato, disinfestazione dei locali, messa in sicurezza degli ambienti, mappatura della documentazione rimasta in archivio, linee guida per l’eventuale dematerializzazione.
Poiché si tratta di affrontare un problema complesso e ad alto impatto organizzativo, è importante che la soluzione possa essere messa in campo passo dopo passo, individuando una serie di obiettivi intermedi, anche piccoli o piccolissimi, che compongono un percorso coerente.