Smart working e gestione documentale: il tempo risparmiato
Vi ricordate Maria, la protagonista delle nostre “storie di ordinaria follia documentale” (“Gestione documentale a supporto della qualità” e “Eliminare la carta inutile dall’archivio aziendale”)?
Oggi ci sono buone notizie per lei. La direzione dell’azienda in cui lavora ha finalmente investito tempo e denaro per “bonificare” l’archivio cartaceo e dotarsi anche di un software di gestione documentale. Risultato: Maria non passa più ore in archivio o a ricercare documenti per la qualità o a stampare documenti, visto che i processi sono quasi tutti sostituiti da workflow digitali.
Non solo. Grazie all’adozione del software documentale la direzione ha deciso di adottare il modello dello smart working, molto utile di questi tempi (coronavirus a parte!).
Maria ha quindi accorciato i tempi persi per gestire documenti e, grazie anche allo smart working ha guadagnato del “quality time” prezioso per la sua vita personale.
L’evoluzione delle HR verso la gestione documentale digitale
La storia di Maria ci dà lo spunto per parlare di smart working e dei temi connessi: cultura del lavoro e risorse umane (Human resources).
Oggi infatti è proprio la figura del responsabile HR che si sta evolvendo verso un ruolo sempre più centrale nel guidare il processo di trasformazione digitale delle imprese. E lo smart working è il segno tangibile di un profondo cambiamento che sta avvenendo nel modo di interpretare il lavoro.
Lo testimoniano sia l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano sia una ricerca del 2019 effettuata da Talent Garden: voci autorevoli che hanno evidenziato in che modo la digital transformation stia creando una nuova cultura del lavoro.
La figura dell’HR sarà sempre di più coinvolta dal management sia nella definizione di modelli di lavoro flessibili, sia nella scelta degli strumenti tecnologici più adatti al contesto aziendale. Spetta quindi all’HR supportare il CEO nel perseguire la digital transformation, in modo che non sia solo una questione tecnologica, ma prima di tutto una questione che investe il mind set del capitale umano.
Stiamo assistendo al concretizzarsi sia di un “new of thinking”, sia di un vero e proprio “new way of working”. E per farlo è necessario partire dalla crescita professionale delle persone.
Il contributo della tecnologia allo smart working
Parlare di digital transformation nell’ambito HR significa anche parlare di quali sono gli strumenti che permettono di abilitare flessibilità lavorativa, autonomia e collaborazione tra i dipendenti di un’impresa: in altre parole che abilitano modelli di smart working.
E i software di gestione documentale e workflow management rappresentano uno strumento cardine nel favorire un lavoro sempre più connesso, ma indipendente dalla fisicità del luogo di lavoro.
Introducendo delle policy di dematerializzazione dei processi e garantendo un accesso continuo agli applicativi (sempre più in cloud) le imprese garantiscono ai propri dipendenti una gestione documentale smart, adatta a supportare modelli di smart working.
In altre parole possono adottare una piattaforma che fa da collante aziendale fra le varie aree e i vari reparti e offrono una serie di funzionalità decisive:
- archivio virtuale centralizzato
- possibilità di consultazione in qualsiasi momento e luogo
- utilizzo con qualsiasi device mobile
- riduzione dei costi di stampa e delle repliche dei documenti
- possibilità di prendere decisioni virtualizzate e svolgere compiti da remoto.
Vogliamo parlare di questi cambiamenti nel nostro prossimo webinar dal titolo “La gestione documentale al servizio dello smart working”, in programma giovedì 12 marzo alle ore 15:
GUARDA IL WEBINAR
Se partecipi potrai scoprire come possiamo supportarti nell’individuare l’impatto che la trasformazione digitale può avere per la tua impresa e aiutarti nell’impostare un percorso di crescita sostenibile che parte dalle persone.