Scambio e condivisione di documenti verso l’esterno dell’azienda
La digital transformation sta cambiando il modo in cui le imprese gestiscono i rapporti con tutti i propri stakeholder: in particolare i processi di scambio e condivisione delle informazioni stanno diventando sempre più agili e snelli. Il GDPR in aggiunta ha richiesto alle aziende di rivedere e certificare i propri flussi di dati e documenti, soprattutto quelli verso i soggetti esterni all’azienda, come clienti e fornitori.
La gestione documentale può dare un enorme contributo alle aziende che decidono di snellire, velocizzare e soprattutto dematerializzare i rapporti e gli scambi documentali con tutti i propri stakeholder: clienti, fornitori, dipendenti, partner.
Ne abbiamo parlato recentemente nel webinar “Innovare e velocizzare i processi documentali verso clienti e fornitori”, dove abbiamo affermato che un sistema documentale è un asset indispensabile per l’intero sistema informativo aziendale.
Progettare il sistema documentale
Ovviamente il sistema documentale deve essere progettato in maniera puntuale, sia dal punto di vista delle procedure sia dal punto di vista degli strumenti tecnologici, in particolare:
- razionalizzando i flussi documentali
- integrando applicazioni informatiche
- implementando software e sistemi di condivisione compliance al GDPR
- semplificando la comunicazione e la condivisione.
Affrontando questi 4 step l’azienda potrà ottenere un beneficio tangibile sia all’interno, sia verso l’esterno per quanto riguarda i flussi documentali più tipici.
Il risultato sarà un sistema di gestione documentale aziendale, basato su tecnologie informatiche, per efficientare i processi interni di condivisione della documentazione e per innovare e rendere più agili e trasparenti quelli esterni.
Per il contesto interno ad esempio con un software di gestione documentale (come docLife) sarà possibile dematerializzare alcune procedure: richiesta ferie e permessi, gestione delle buste paga, gestione del ciclo di vita dell’offerta commerciale, gestione della comunicazione tra settore produttivo e settore commerciale, ecc.
Per l’esterno sarà invece possibile predisporre un vero e proprio portale per condividere (in sola lettura) diverse tipologie documentali con diversi soggetti:
- fatture, ordini, ddt con clienti e fornitori
- brochure, cataloghi e altra documentazione commerciale con agenti e reti di vendita
- documentazione commerciale con partner
- documentazione speciale per procedure di selezione o gara, in particolare per le aziende partecipate e/o controllate dalla pubblica amministrazione.
Il nostro contributo al bisogno
Il nostro docLife ad esempio può essere sfruttato sia come sistema di gestione documentale interno, sia come portale web di condivisione documentale verso l’esterno. Ovviamente la regola è quella di far precedere l’introduzione del software ad un progetto di consulenza cucito sulle reali esigenze dell’organizzazione, in modo da mappare e razionalizzare tutti i processi che si intende dematerializzare.