L’iceberg della gestione documentale

Gestione Documentale
I costi della gestione documentale

Cosa c’entra un iceberg con la gestione documentale?

C’entra perchè la metafora dell’iceberg è molto utile per sensibilizzare le aziende al tema della gestione documentale e, in particolare, al tema dei costi sommersi della gestione documentale e di come provare a ridurli con efficacia ed efficienza.

Come tutti sanno un iceberg ha una parte visibile e una parte sommersa, che “vive” sott’acqua senza apparire in superficie. Proprio come nel caso dell’iceberg, anche in un’azienda quando quando si parla di gestionedocumentale, archiviazione dei documenti, processi documentali, reperibilità dei documenti, esiste una parte di costi visibili ai più, ma anche una parte di costi sommersi, che stanno sotto la percezione della maggior parte degli amministratori delegati, responsabili amministrativi, CFO, ecc… .

Costi visibili e… costi sommersi

La parte dei costi visibili è rappresentata dal costo della carta, dei toner della stampante, della manutenzione della stampante e dello scanner, dello spazio in archivio: tutti costi visibili, ma che rappresentano una parte irrisoria del problema della gestione documentale.
Ma è la parte sommersa dei costi legati alla gestione documentale quella più rilevante! Proprio perché è costituita in gran parte dal tempo che ogni dipendente di un’azienda impiega in una settimana, in un mese e in un anno per acquisire, gestire, organizzare, archiviare e conservare documenti: il più delle volte in maniera inefficiente e poco efficace.

La parte sommersa dell’iceberg della gestione documentale è quindi la parte più grande e rilevante se facciamo un breve calcolo, moltiplicando le 4 ore che in media ogni dipendente impiega in una settimana per svolgere i processi sopra descritti. Ed è la parte che, apparendo di meno è più sconosciuta e più difficile da valutare.

Congelare i costi sommersi

Come congelare quindi questi costi sommersi? Lavorando con i nostri clienti abbiamo raccolto innumerevoli dati dell’iceberg e possiamo affermare che è possibile congelare i costi sommersi trasformando i propri processi documentali, da cartacei a digitali.
Abbiamo raccolto questi dati in varie infografiche, ognuna che tratta vari contesti aziendali. Vorresti conoscere qual è l’iceberg della gestione documentale della tua azienda?
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