C’è flusso e flusso
Francesca è maniaca dell’ordine. La mattina arriva in ufficio e ritrova tutte le sue carte perfettamente impilate sulla scrivania – è molto fiera della sua organizzazione: oggi deve controllare e validare 45 fascicoli di note spese … pura routine! Ma fa caldo: meglio aprire la finestra. In un attimo il disastro: una ventata e un turbinio di 300 fogli e scontrini si sparpaglia per la stanza.
Nel palazzo accanto inizia la giornata anche per Giovanni. Notoriamente disordinato, impiega qualche minuto per ritrovare la tastiera del suo PC. È caldo, meglio aprire la finestra. In un attimo il sollievo, una ventata fresca mentre apre la sua scrivania virtuale e vede cosa deve fare oggi. Deve verificare le note spese del settore commerciale. Uno sguardo alle foto degli scontrini e poi l’ok sui workflow di approvazione.
Digitalizzare i processi documentali non è uno scherzo: non è immediato e ha dei costi.
L’azienda di Giovanni l’ha fatto: ha deciso di abbandonare la carta. Ha impiegato qualche mese ma adesso si gode i vantaggi di una gestione documentale digitale e organizzata per processi.
Diamo i numeri?
Anche la vostra azienda può farlo e le prospettive di un miglioramento sono reali e misurabili.
Pensate a cosa succede ogni giorno nei vostri uffici, limitiamoci a due possibili esempi:
- documenti stampati e portati (a mano) sulle scrivanie, magari in attesa anche di una firma
- le ricerche, fra scaffali e faldoni, di pratiche archiviate nella vostra stanza dedicata.
Stiamo parlando di costi (stampare!), di non-controllo (in quale scrivania sarà finito il documento che sto aspettando?), di inefficienza (ritrovare un singolo documento nel vostro archivio cartaceo) e ancora di costi (scaffali, faldoni e una stanza impegnata).
Tutti elementi che hanno un valore:
- un documento cartaceo viene riprodotto anche 10 volte, per un costo finale che si aggira sui 18 euro
- su 200 documenti cartacei archiviati, in media 10 vengono smarriti e 6 vengono vengono inseriti nel faldone sbagliato
- in un’azienda di medie dimensioni, quasi il 40% del tempo viene dedicato ai documenti.
Adesso provate a ripensare a voi e a cosa significano questi numeri … e sono solo pochi esempi.
Una bussola
Molto si può fare! Ma dovete evitare che diventi “troppo”, ossia che vi perdiate lungo il percorso di trasformazione digitale della vostra azienda. Occorre una strategia, costruita sull’analisi delle vostre necessità e sugli obiettivi prioritari, dettati dal budget disponibile e dai tempi attesi.
È un percorso di maturazione organizzativa che va programmato … magari con l’aiuto di un supporto professionale.
E noi
Noi di Hyperborea lo facciamo e non da “ieri”.
Da oltre 20 anni ci dedichiamo alle soluzioni di gestione e archiviazione documentale. Lo facevamo quando i processi documentali erano solo cartacei, lo abbiamo fatto quando sono comparsi gli ibridi in cui carta e digitale coesistevano nello stesso processo.
Lo facciamo oggi, nel tempo dei processi “full digital”. E sappiamo (forse più di altri) che per arrivare al digitale occorre conoscere anche l’analogico!
Webinar
Il 7 novembre ne parleremo alle 15 nel nostro webinar illustreremo casi pratici di flussi documentali dematerializzati.
ISCRIVITI AL WEBINAR
Ah, nel frattempo Francesca ha chiuso la finestra, ha lasciato gli scontrini per terra e sta rileggendo quel preventivo di gestione documentale…