Ognuno combatte quotidianamente le proprie “battaglie” professionali personali, più o meno ardue. Da esperti del mondo della gestione documentale ci troviamo spesso a brandire (nel senso buono del termine) i nostri strumenti del mestiere per aiutare poveri documenti e processi indifesi salvandoli dalle grinfie dei distruggi documenti, o peggio dai labirinti archivistici.
Molte volte le nostre avventure cominciano con l’area amministrativa di un’azienda, irta di pericoli e insidie: ciclo attivo, ciclo passivo, documenti di trasporto, libri contabili, registri, ecc. In quest’area i poveri documenti vengono stampati e lasciati senza supporto (classificazione) nelle scrivanie… Ecco che in loro difesa arrivano dei paladini valorosi: i workflow digitali…
Ok, facciamo i seri!
Molti dei problemi e delle esigenze di un’area amministrativa aziendale possono essere risolti prima di tutto analizzando e iniziando a trasformare in digitale una o più parti del processo “cardine” che sta a cuore ai responsabili amministrativi e dei loro colleghi (responsabili acquisti, project manager, direttori generali, ecc): la richiesta di acquisto all’approvazione della fattura passiva.
Gran parte del lavoro, dei documenti e anche delle inefficienze che riscontriamo ruotano attorno a questo processo.
L’esperienza ci ha mostrato vari modi “old style” o inefficienti di gestire questo processo: documenti stampati e ristampati, messaggi vocali o brevi riunioni, email, messaggi inviati su chat, telefonate, ecc… Abbiamo riscontrato che i parametri di inefficienza correlati a questo processo sono solitamente:
- il tempo speso per cercare e ricercare documenti, magari anche prodotti solo da qualche giorno (vi siete mai chiesti quanto tempo impiegate ogni giorno solo per ritrovare un documento che vi serve, o che vi ha chiesto un collega? Dove lo cercate?)
- la grande quantità di carta (poveri alberi, ma quanto stampiamo per avere la certezza di non perdere i documenti che ci servono… e poi li perdiamo comunque!)
- le energie che ogni persona impiega per coordinare e riprendere il filo di attività che magari vengono svolte con cadenza non sempre giornaliera (parliamo con persone che a più riprese vengono interrotte per rispondere a avvenimenti legati a questo o a quel processo e perdono la pazienza molto spesso).
E allora iniziamo a suggerire ai responsabili amministrativi che se iniziano il processo con una richiesta di acquisto digitale (magari un template già preimpostato) e lo trasmettono al collega mediante un workflow concordato (che gli dà info e task operativi) non serve stampare una copia di questo documento, perché si trova già all’interno di un processo digitale facilmente monitorabile.
Fatto questo facciamo concentrare i nostri interlocutori su altri step del processo da poter dematerializzare a cuor sereno:
- ricevere i preventivi via email e archiviarli in maniera automatica secondo logiche documentali precise
- archiviare l’ultima versione del preventivo e farla approvare a chi di dovere
- ricevere il ddt e la fattura passiva, archiviarli in opportune cartelle e “correlarli” alla richiesta d’ordine (il tutto sempre in digitale)
Da qui in avanti poi, i più innovativi si lanciano in richieste di automazione completa, in pindarici voli tecnologi … Ok, ma un passo alla volta, l’innovazione tecnologica è straordinaria solo se associata a una strategia aziendale ben definita.
In definitiva se siete arrivati a leggere fino a qui, avrete capito che introdurre la digitalizzazione nel vostro lavoro non è fare la scansione di uno o più documenti: questo non è dematerializzare, ma solo aggiungere ai documenti che hai già su carta una copia digitale che forse non perderai.
Tornando al tono goliardico del principio, possiamo affermare che da esperti di gestione documentale di solito lottiamo con il temibile “abbiamo sempre fatto così” e per regalare tempo e soddisfazione professionale a chiunque abbia voglia di interagire con noi.
Condividiamo qui con te dei 👉 brevi video 👈 di approfondimento sui alcuni temi trattati in questo articolo (clicca sul titolo per accedere al video):
👉 Difficoltà e “tempo perso” di un responsabile amministrativo
👉 Primi passi verso la digitalizzazione dei documenti
👉 La 4 P del Change Management
👉 Documento Elettronico e firma digitale
👉 Smart Working: definizione e primi dati
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