Il project management è fondamentale nel nostro approccio progettuale
Vi raccontiamo perché in Hyperborea è stato naturale abbinarlo da subito agli archivi in una metodologia vincente.
Così lontani, così vicini
Non risulta che esistano, in Italia, studi o comunque contributi dedicati ai princìpi e alle metodologie del project management applicati all’ambito archivistico, se si esclude una bella tesi di dottorato, non a caso scritta in inglese!
Invece in Hyperborea il “matrimonio” fra questi due mondi apparentemente lontani è avvenuto in maniera naturale, e ha dato luogo finora, oltre ovviamente a una quantità di progetti archivistici conclusi con successo, a due corsi dedicati a questo tema, il primo organizzato nel 2017 in collaborazione con ANAI, il secondo, recentissimo, con Università Cattolica.
In entrambi i casi il riscontro ottenuto ci ha convinto che si tratti di una tematica potenzialmente rilevante per il mondo archivistico, e che ci sia fra gli archivisti, e più in generale fra quanti sono chiamati ad occuparsi a vario titolo di archivi, una “fame di professionalità”, e pertanto di strumenti utili ad acquisirla o consolidarla.
Due ingredienti fondamentali
La voglia di condividere la nostra esperienza anche al di fuori di Hyperborea ha rappresentato, come spesso accade, l’occasione per una maggiore presa di coscienza. Perché archivistica e project management in Hyperborea sono andati subito d’accordo? A causa (ci siamo risposti) di due ingredienti fondamentali della nostra attività: la collaborazione e la tecnologia.
Lavoro in team
In Hyperborea lavoriamo in team, la figura dell’archivista solitario è superata da tempo.
Lo impongono le dimensioni sempre più cospicue degli insiemi documentari da trattare, lo richiedono le diverse specializzazioni necessarie per poter spaziare dal diplomatico altomedievale all’archivio d’impresa, eventualmente passando per le fototeche…
E se si lavora in team, ci vuole un coordinatore, qualcuno che tiene saldamente le fila del lavoro, batte il tempo, promuove e favorisce il confronto (che poi è arricchimento reciproco), revisiona e supervisiona, e nel farlo assicura il passaggio di competenze dai più ai meno esperti. Insomma serve un project manager. Non c’è dubbio che il project management possa essere applicato anche all’attività “in solitaria”, ma in gruppo è quasi d’obbligo!
E tecnologia
E poi ci sono le tecnologie. Da sempre il nostro team di archivisti opera ottimizzando al massimo l’uso di Arianna, il nostro strumento per l’inventariazione e il riordino di archivi storici e di deposito. Utilizzare le tecnologie presuppone e al tempo stesso contribuisce a formare un abito mentale, e un approccio al lavoro, maggiormente organizzato, strutturato.
E non solo. L’utilizzo di un software professionale infatti può essere di grande aiuto sia nell’attività di progettazione di un intervento archivistico, sia in quella di supervisione/controllo dell’andamento di un progetto.
Un intervento archivistico include quasi sempre e a volte coincide con un’attività descrittiva, che può essere libera o standardizzata, e come tutti sappiamo è tanto più efficace quanto più è standardizzata. Utilizzare un buon software archivistico, configurandolo in base alle specifiche necessità, significa avere un grande aiuto nel redigere e condividere (con il committente, con l’operation team) un progetto di descrizione.
Il software poi dà il meglio di sé nelle attività di controllo dell’andamento del progetto in corso d’opera, offrendo le funzionalità necessarie a supervisionare, correggere e pubblicare l’albero archivistico e le schede man mano prodotte. Come faremmo senza, specie in progetti di ampio respiro, dove si affrontano enormi quantità di documentazione della più diversa natura?
Combinato disposto vincente
Uso della tecnologia e project management quindi vanno a braccetto, si sostengono l’un l’altro contribuendo significativamente al raggiungimento del comune obbiettivo: consegnare nei tempi stabiliti progetti archivistici di alta qualità, a tutto vantaggio degli utenti finali!