Change management per dematerializzare i processi documentali
Meglio cambiare… no? Se vi ricordate era lo slogan di una pubblicità anni ‘90: non vi stiamo ad annoiare con la spiegazione del concept e quanto ne consegue… ci è solamente venuto in mente quando abbiamo deciso di parlare di change management applicato alla dematerializzazione dei processi e alla gestione documentale.
Ci è venuto in mente perché la resistenza al cambiamento è uno dei fattori che blocca le persone e le aziende nel momento in cui devono intraprendere progetti di digital transformation. Paura di sbagliare, di scegliere il fornitore non all’altezza, paura di non rientrare dell’investimento… sono tutti elementi che frenano il cambiamento aziendale e che fanno rimanere molte imprese italiane (almeno il 30% secondo una recente survey di Assochange) ai blocchi di partenza sull’innovazione digitale.
Le 4 P del change management
La consapevolezza che l’evoluzione verso il digitale sia ormai priorità è emersa fortemente soprattutto con l’emergenza coronavirus. Ma non dovrebbero essere situazioni catastrofiche a spingere le imprese al cambiamento, piuttosto la maturazione di un mind set pronto ad accogliere le novità.
Il punto di partenza sono le 4 P del Change Management, 4 pilastri su cui agire per introdurre il cambiamento in azienda: people, process, platform e place.
Le 4 P sono tutte necessarie per programmare progetti di innovazione digitale che abbiano come obiettivo la dematerializzazione dei processi e il cambiamento di determinati comportamenti documentali (il classico “abbiamo sempre fatto così”).
- PEOPLE, persone: mettere le persone al centro del cambiamento e sfruttare la collaborazione per arginare la mancanza di motivazione al cambiamento.
- PROCESS, processi: mappare i processi core e trasformarli in digitale (questo grazie al nostro servizio docFlow)
- PLATFORM, tecnologia: scegliere le tecnologie che favoriscono il passaggio al digitale e un ambiente sempre più interconnesso (questo grazie al nostro docLife)
- PLACE, luogo di lavoro: va ripensato in termini più agili e flessibili.
Con un piano di transizione basato sulle 4 P è possibile avere un controllo totale sul budget, i tempi, gli obiettivi e il ROI di un progetto di digital transformation.
Gestione documentale e change management
L’ambito della gestione documentale può quindi fare affidamento sul metodo del Change Management per trovare in azienda un ecosistema adatto a “digerire” un cambiamento. Consulenza e software documentale entrano in gioco in tutte le 4P.
La consulenza per analizzare come stanno lavorando le persone (People) e capire quali sono i margini di miglioramento in termini di comportamenti documentali (Process). Il software (Platform) per permettere alle persone di lavorare con piattaforme evolute che danno accesso a dati e documenti in qualsiasi luogo o momento, senza vincoli e limitazioni fisiche connesse al posto di lavoro (Place).
Nel nostro prossimo webinar vogliamo parlare di come sia possibile affrontare un cambiamento senza “dolori” con il nostro supporto consulenziale (docStart) e il nostro software documentale (docLife):
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