Il punto di vista di un’azienda che produce software per gli archivi
È stata da poco pubblicata una nuova norma UNI, che mira a supportare il lavoro non semplice di valutazione dei programmi per la descrizione e l’ordinamento d’archivio.
di Cecilia Poggetti
Un microcosmo complesso
Parliamo di “lavoro non semplice” perché un programma informatico per gli archivi è un microcosmo complesso, fatto di innumerevoli aspetti che si intrecciano e si condizionano reciprocamente, tra cui le caratteristiche prettamente tecnologiche, l’organizzazione dei metadati, le funzioni che consentono l’inserimento e la modifica dei dati, l’usabilità dell’interfaccia; non sono irrilevanti anche i servizi correlati all’utilizzo di un’applicazione e, più in generale, la capacità del soggetto che la produce e la distribuisce di interagire positivamente con gli utenti. Si tratta di aspetti che, presi singolarmente o tutti insieme, finiscono per avere un impatto non secondario sull’attività di descrizione e ordinamento, in primis sui tempi di esecuzione, ma non di meno sulla qualità del risultato finale; essi condizionano fortemente il modo di lavorare degli archivisti, contribuendo a formare le loro abitudini e le loro abilità operative.
Un passo in avanti che parte da lontano
Questa complessità e questo impatto sono andati emergendo nella consapevolezza degli archivisti molto lentamente, tanto che, a distanza di oltre trent’anni dalla loro prima comparsa, il tema della valutazione dei programmi informatici specializzati nella descrizione archivistica non era stato ancora affrontato in maniera approfondita e sistematica. La nuova norma rappresenta dunque un passo avanti importante per rispondere ad un bisogno senza dubbio molto sentito.
E che si tratti di un bisogno molto sentito ne è testimone il fatto che in questo lungo lasso di tempo si siano costantemente susseguiti, a cadenza abbastanza regolare e per iniziativa di diversi soggetti, gli appuntamenti pubblici mirati a confrontare i diversi programmi/applicazioni disponibili. Tali occasioni sono estremamente utili, sia dal punto di vista dei produttori, che hanno l’occasione di far conoscere le proprie proposte e di metterne in luce il valore, sia dal punto di vista degli aspiranti utilizzatori, che possono farsi rapidamente un’idea sommaria e tuttavia orientativa dei prodotti e dei produttori.
Abbiamo partecipato a molte di queste occasioni, assistendo nel tempo ad un’evoluzione positiva: si è passati dai pochi minuti iniziali ad incontri dove il tempo a disposizione di ciascuna applicazione è andato man mano aumentando; da convegni in cui ciascun relatore aveva carta bianca su come presentare il proprio prodotto, a seminari centrati su specifici aspetti, utilizzati come terreno di un confronto più stringente e più chiaro; da esposizioni prive di contraddittorio a veri e propri “interrogatori”, con domande rivolte dal pubblico e da esperti del settore.
Anche attraverso queste esperienze è andata maturando la coscienza che per poter far emergere le principali caratteristiche e le differenze rilevanti fra i diversi programmi applicativi occorrono strumenti più raffinati, e che la questione della scelta del software cui affidarsi è, ci sembra, più complessa di quanto non possa sembrare a prima vista.
La centralità del progetto archivistico
Per tale motivo, non appena è circolato l’invito a partecipare al tavolo di lavoro aperto dal prof. Michetti in ambito UNI, come Hyperborea abbiamo aderito molto volentieri, cercando di portare un contributo fatto soprattutto di esperienza.
Non è nostra intenzione produrre qui un commento né tantomeno un’illustrazione della norma, ma evidenziarne un aspetto fondamentale: la norma non nasce per assegnare un punteggio alle varie applicazioni oggi disponibili, o per stabilirne la maggiore o minore congruità rispetto ad un concetto astratto di adeguatezza al lavoro archivistico, genericamente inteso.
Al contrario: a fondamento dell’attività di elaborazione della norma c’è stata la volontà di elencare le caratteristiche dei programmi di questo tipo, ben consapevoli del fatto che non esiste (e forse non esisterà mai) un’applicazione che queste caratteristiche le possieda tutte, e che la valutazione deve avere come unico vero termine di paragone l’ambito di utilizzo per cui lo strumento deve servire, cioè il progetto archivistico all’interno del quale si andrà ad operare: uno strumento adatto per un determinato contesto e per uno specifico intervento può risultare del tutto inadeguato per un’altra realtà ed un altro tipo di lavoro.
L’esperienza del Laboratorio archivistico
A tal proposito, una delle prime applicazioni concrete della norma è stata messa in campo con successo nell’ambito della prima edizione del “Laboratorio archivistico”, svolto in gennaio presso l’Università Cattolica di Milano. Il laboratorio ha previsto l’analisi e la progettazione di un intervento su un fondo archivistico reale e ben determinato, per il raggiungimento di obbiettivi altrettanto determinati. Nel percorso progettuale era compresa anche la simulazione della scelta del software da impiegare: è qui che la norma, presentata per l’occasione dal prof. Michetti, ha rivelato tutta la sua efficacia, consentendo agli allievi di individuare puntualmente (e senza dimenticare nulla!) quelle caratteristiche dell’applicazione indispensabili alla realizzazione dello specifico progetto e al conseguente raggiungimento dei suoi obbiettivi.
Uno strumento operativo per archivisti
Studiare la norma dunque non serve. Serve invece utilizzarla per quello che è: uno strumento operativo che ogni archivista dovrebbe tenere nella propria cassetta degli attrezzi, non per confrontare astrattamente le applicazioni fra loro, ma per confrontare ciascuna applicazione con le specifiche esigenze e i problemi posti dal proprio archivio o, meglio ancora, da quel determinato progetto archivistico.
Soluzioni flessibili per le diverse esigenze
L’invito che rivolgiamo agli archivisti, rispetto alla novità rappresentata dalla norma UNI VADO, è allora quello di evolvere, per saper effettuare questa scelta in maniera flessibile, arrivando eventualmente a selezionare un’applicazione per una certa attività e per un certo fondo, e una diversa applicazione per un altro fondo e un altro tipo di attività. In questo senso, la tecnologia ci è di grande aiuto, poiché oggi è possibile acquisire un’applicazione anche come servizio, e dunque anche per un periodo di tempo limitato all’esecuzione di un determinato lavoro, offrendo appunto soluzioni flessibili per la gestione di quel complesso organismo che è l’archivio. Non è fantascienza. È sempre archivistica, riconsiderata a partire dalle nuove prassi professionali e dalle opportunità tecnologiche.